راهکارهای مدیریت زمان آسان
مدیریت زمان مجموعه‌ای است از ابزارهایی که منجر به جلوگیری از هدر دادن منابع، کاهش فشار کاری بیش از حد، اختصاص منابع به طور مناسب و برنامه‌ریزی موثر روزانه می‌شود. در این مقاله در مجموع با ۱۹ تکنیک آسان مدیریت زمان آشنا می‌شوید.
فهرست مطالب:
- بخش ۱) تکنیک های مدیریت زمان آسان فردی
- بخش ۲) تکنیک های مدیریت زمان آسان گروهی
ثبت نام رایگان در سامانه مدیریت زمان بهتایم
تکنیک های مدیریت زمان آسان فردی:
۱) قاعده ۲۰/۸۰ برای مدیریت زمان
راه‌های بسیاری برای مدیریت زمان آسان شخصی و گروهی وجود دارد اما یکی از موثرترین آنها اجرای قاعده ۲۰/۸۰ است. این قاعده بیان می‌کند که رابطه تساوی بین ورودی و خروجی وجود ندارد. به عبارت دیگر، شما با ۲۰ درصد تلاش به ۸۰ درصد از نتیجه می‌رسید. از بقیه زمانتان برای کارهایی مثل، جلسات، ایمیل، تماس‌های تلفنی و… استفاده می‌کنید. نکته کلیدی برای افزایش کارآیی این است که بر روی آن ۲۰ درصد از وظایفی که منجر به نتیجه می‌شوند، تمرکز کنید. این وظایف ممکن است پیچیده، دشوار، زمانبر باشند، اما باید بالای TO DO List قرار بگیرند. بقیه مسولیت‌هایتان باید اولویت پایین‌تری بگیرند.
برای آشنایی بیشتر با قاعده ۲۰/۸۰ ویدئوی آموزشی آن را تماشا کنید.
۲) برای مدیریت زمان یک TO DO List درست کنید.
مدیریت زمان با برنامه‌ریزی شروع می‌شود. هر روز صبح لیستی از وظایفی که به توجه و رسیدگی فوری شما نیاز دارند، تهیه کنید. از قانون ۲۰/۸۰ استفاده کنید تا به کارهایی که باعث پیشرفت دپارتمان شما می‌شوند، اولویت بالاتری بدهید.
TO DO List مزایای زیادی دارد:
- تمرکز شما را بر روی اهداف نگه می‌دارد.
- به شما کمک می‌کند حتی وظایف کوچک را به یاد داشته باشید.
- به شما کمک می‌کند به کاری که مهم یا اورژانسی است، اولویت بدهید.
- موجب ذخیره زمان می‌شود.
- شما را تحت کنترل و در مسیر درست نگه می‌دارد.
- از آنچه انجام داده‌اید و زمان آن سند تهیه می‌کند.
- زمانی که کارهای کامل شده را علامت می‌زنید، حس دستیابی و موفقیت ایجاد می‌کند.
در صورتی که به موعد تحویل آن وظیفه نزدیک شوید، به شما هشدار می‌دهیم.
۳) برای مدیریت زمان همزمان چند کار انجام ندهید.
برای اینکه بیشترین بازدهی را داشته باشیم، احساس می‌کنیم که:
باید چند کار را همزمان انجام دهیم، اما در واقع وقتی روی یک کار متمرکز می‌شویم، موفقیت بیشتری کسب می‌کنیم.
با انجام همزمان چند کار در واقع بهره‌وری خود را پایین می‌آوریم زیرا به پایان رساندن کارها بیشتر طول می‌کشد.
تمرکز بر روی یک کار از تکنیک های مدیریت زمان آسان است.
۴) برای مدیریت زمان یاد بگیرید نه بگویید.
اگر احساس خستگی و فشار می‌کنید، مودبانه از قبول وظایف بیشتر سرباز بزنید. با TO DO List لیست مشورت کنید تا ببینید قبول وظیفه جدید می‌تواند در به موقع کامل کردن کاری که در اولویت شماست، اختلال ایجاد کند یا خیر.
توانایی نه گفتن:
از مهم‌ترین تکنیک های مدیریت زمان آسان است.
۵) در مدیریت زمان برای هر کاری تاریخ سررسید تعیین کنید.
تاریخ‌های واقع‌بینانه تعیین کنید و به آن پایبند باشید. این موضوع، از تکنیک های مدیریت زمان آسان و در عین حال کاربردی است.
با سامانه مدیریت زمان بهتایم به راحتی تاریخ سررسید تعیین کنید.
۶) برای مدیریت زمان بهتر، تنفس و استراحت داشته باشید.
بدن شما به استراحت و تنفس منظم نیاز دارد تا دچار فشار در ماهیچه‌ها و چشم، سر‌درد و گرفتگی عضلات پا نشوید، ذهن هم به تنفس نیاز دارد تا استراحت کند و تازه شود. سعی کنید در میز کارتان ناهار نخورید. اگر به خودتان استراحت و تنفس کوتاه و منظم بدهید، متمرکزتر و خلاق‌تر خواهید بود و توانایی رو به رو شدن با موقعیت‌های استرس‌زا را خواهید داشت.
۷) مدیریت زمان را با اهدافتان هماهنگ کنید.
- اهداف کاری شما چیست؟
- آیا طوری زمان خود را می‌گذرانید که واقعا به آن اهداف کمک کند؟
بدون پاسخ به این سؤال‌ها، نمی‌دانید وظایف لیست کاری طولانی شما باید چگونه اولویت‌بندی، سازماندهی و در نهایت انجام شوند.
۱) فعالیت‌های خود را بنویسید.
این را یک تخلیه مغزی در نظر بگیرید و هیچ چیزی را از قلم نیندازید. لیست تمام وظایفی که انجام می‌دهید، جلساتی که در آن شرکت می‌کنید و حتی زمانی را که با همکارانتان خوش و بش می‌کنید یا کارها را به تعویق می‌اندازید فهرست کنید. زمانی که لیست را کامل کردید، آن را دسته‌بندی کنید، سپس می‌توانید میزان زمان صرف شده برای انجام وظایف هر دسته را ردیابی کنید.
این دسته‌بندی می‌تواند چیزی شبیه به لیست زیر باشد:
- مسئولیت‌های اصلی: وظایف روزمره که مهم‌ترین قسمت شغل شما را تشکیل می‌دهند.
- رشد شخصی: فعالیت‌ها و پروژه‌هایی که برایتان معنی‌دار و ارزشمند هستند، اما ممکن است بخشی از مسئولیت‌های روزمره شما نباشند.
- مدیریت افراد: ارتباط شما با دیگران، از جمله همکاران و حتی مدیرانتان.
- بحران‌ها: وقفه ها و مسائل فوری که گاهی اوقات به صورت غیر منتظره بوجود می‌آیند.
- زمان آزاد: وقفه ناهار و وقت صرف شده برای نوشتن ایمیل‌های شخصی، مرور وب و یا دور زدن در شبکه‌های اجتماعی.
- وظایف اداری: کارهای ضروری که هر روز انجام می‌دهید، مانند تایید تایمشیت یا صورت‌حساب، یا جمع‌آوری گزارش‌های هزینه.
این دسته‌بندی به شما کمک می‌کند از چگونگی صرف زمان خود سر نخی به دست آورید، و بفهمید که در حال حاضر کارهایتان با اهداف شما هماهنگ هستند یا خیر.
۲) سپس زمان خود را ردیابی کنید.
زمانی که دسته‌بندی خود را ایجاد کردید، شروع به ردیابی زمان صرف شده بر روی انجام وظایف هر کدام از دسته‌ها کنید. می‌توانید ردیابی زمان را بر حسب ساعت و یا اگر می‌خواهید عمیق‌تر به بررسی عادت‌های خود بپردازید از دقیقه استفاده کنید. برای ثبت نتایج خود، از ابزار سنجش زمان آنلاین استفاده کنید. برای تحلیل این نتایج، از یک صفحه مانند تصویر زیر استفاده کنید. و دو هفته آینده خود را با این روش ردیابی کنید.
بخوانید ردیابی زمان با سامانه مدیریت زمان بهتایم چه مزایای دارد؟
۸) قورباغه‌ات را قورت بده!
وقتی درباره مدیریت زمان آسان سرچ می‌کنیم، زیاد می‌شنویم که:
« اگر می‌دانید امروز باید یک قورباغه را قورت دهید، اولین کاری که صبح باید انجام دهید این است که هرچه زودتر آن را قورت دهید! اگر باید دو قورباغه بزرگ را ببلعید، بزرگترین آنها را اول قورت دهید!»
این عبارت به این معنی است که:
اگر قرار است امروز یک کار بسیار سخت انجام دهید، حتی به سختی قورت دادن یک قورباغه، اولین کاری که باید انجام دهید خوردن آن قورباغه است، تا بقیه روز، خیالتان راحت باشد که سخت‌ترین کار آن روز را انجام داده‌اید.
برای آشنایی بیشتر با راهکار قورباغه را قورت بده ویدئوی آموزشی آن را تماشا کنید.
۱) ابتدا لیستی را ایجاد کنید که وظایف شما را برای روز مشخص کند.
می‌توانید از بهتایم استفاده کنید، یا می‌توانید از یک سر رسید قدیمی استفاده کنید. هر کاری که برای شما مفید است را انتخاب کنید. فقط لیست دقیق کارهای روزتان را ایجاد کنید.
۲) لیست خود را تا ده مورد کوتاه کنید.
نباید انتظار داشته باشید بتوانید تعداد زیادی قورباغه در یک روز میل کنید، بنابراین لیست خود را به حداکثر ده مورد محدود کنید. البته اگر موفق شدید این ده مورد را تکمیل کنید، می‌توانید به آن اضافه کنید. وقتی یک لیست کوتاه را می‌بینید کمتر وحشت می‌کنید و تازه نکته دیگر اینکه تکمیل کردن ۷ کار از ۱۰ کار نسبت به ۷ کار از ۲۵ کار، حس موفقیت بیشتری دارد. خط زدن موارد انجام شده لیست کاری حس بسیار خوبی دارد.
۳) از میان آن ده کار، سه کار مهم را انتخاب کنید.
این سه مورد کارهایی هستند که واقعاً باید انجام شوند. وظایفی که انجام آنها به معنای یک روز موفق است.
۴) از بین این سه مورد، بدترین را انتخاب کنید.
این کار را ابتدا انجام دهید تا قورباغه خود را انتخاب کنید.
۵) از لیست ده موردی خود، ساده‌ترین مورد یا آن موردی که بیشتر به آن علاقه دارید را انتخاب کنید.
در مورد من نوشتن مقاله آن کاری است که بیشترین علاقه را به انجام آن دارم. با این حال نباید آن را اول از همه انجام دهم. در واقع نباید تا قبل از کامل کردن آن سه مورد مهم‌تر و سخت‌تر به سراغش بیایم. می‌توانیم این کارهای دوست داشتنی و ساده‌تر را به عنوان پاداش اتمام آن سه مورد سخت در نظر بگیریم.
۹) تکنیک پومودورو (Pomodoro)
طبق مطالعه دانشگاه Illinois، استراحت کوتاه بین یک کار می‌تواند توانایی فرد را برای تمرکز بر آن کار برای دوره‌های طولانی بهبود ببخشد. بنابراین، هنگام شروع کار بر روی یک وظیفه، حتماً در بازه‌های زمانی کوتاه مثلا ۲۰ تا ۳۰ دقیقه بر روی آن کار کنید و سپس ۵ دقیقه استراحتی کوتاه داشته باشید.
می‌توانید تکنیک Pomodoro را به کار ببرید. تکنیک مدیریت زمان Pomodoro به شما پیشنهاد می‌دهد که ساعات کار خود را به زمان‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای و وقفه‌های ۵ دقیقه‌ای تجزیه کنید.
Pomodoro چگونه کار می‌کند؟
- یک تایمر ۲۵ دقیقه‌ای را در مویابل یا برنامه ردیابی زمان خود استارت بزنید.
- به مدت ۲۵ دقیقه آینده کاملاً روی کار خود تمرکز کنید.
- با صدای آلارم تایمر توقف کنید.
- ۵ دقیقه استراحت کنید.
- برای ۲۵ دقیقه دیگر کار کنید و ۵ دقیقه هم استراحت کنید.
- پس از تکرار این روند برای ۴ بار، ۲۰ دقیقه استراحت کنید.
- این روند را تا زمانی که پروژه یا روز کاری خود را به پایان برسانید، تکرار کنید.
۱۰) بلوک‌بندی زمانی (time blocking)
با استفاده از روش بلوک‌بندی زمانی، روز خود را به بلوک‌های مشخص تقسیم کنید. به عنوان مثال ۹:۳۰ صبح تا ۱۱:۳۰ صبح. سپس، بدون حواس‌پرتی کار کنید و هر بلوک زمانی را به انجام یک کار خاص اختصاص دهید.
مانند روش Pomodoro، این روش به شما کمک می‌کند تا زمان انجام کار خود را تخمین زده و درک کنید. اطمینان حاصل کنید که برای مواردی مانند ناهار، استراحت و رفت و آمد هم بلوک‌هایی را در نظر بگیرید.
۱۱) ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا به جای اینکه فقط موارد ضروری را انجام دهید، فوریت و اهمیت هر کار را در نظر بگیرید. این روش وظایف را به چهار ربع تقسیم می‌کند و نحوه برخورد ما با وظایف هر ربع را توضیح می‌دهد:
- کارهای فوری و مهم باید بلافاصله تکمیل شوند.
- وظایف غیر فوری و مهم باید در لیست کارها یا تقویم شما زمانبندی شوند.
- وظایف فوری و غیر مهم باید به شخص دیگری واگذار شوند.
- وظایف غیرفوری و غیر مهم باید حذف شوند.
برای شروع، لیستی از کارهای خود تهیه کنید. در مرحله بعد، آنها را به چهار دسته فوری و مهم، غیر فوری و مهم، فوری و غیر مهم و غیر فوری و غیر مهم تقسیم‌بندی کنید. سپس مطابق با دستور العمل ماتریس عمل کنید: آنها را انجام دهید، زمانبندی کنید، محول کنید و از لیست کارهای خود حذف کنید.
بخش ۲) تکنیک های مدیریت زمان آسان گروهی:
۱) هوشمندانه کارها را به دیگران بسپارید.
رهبران موفق یا اثربخش، قدرت و مسئولیت را با کارکنان تقسیم می‌کنند. واگذاری اختیارات و مسئولیت‌ها به اعضای زیرمجموعه به این معنی است که مدیر به اعضای تیم خود اعتماد دارد، آنها را تشویق می‌کند، به آنها انگیزه می‌دهد و بر امورشان نظارت دارد. محول کردن کارها به دیگران از تکنیک های مدیریت زمان برای مدیران است.
با بهتایم به آسانی وظایف مختلف را به افراد تیمتان اختصاص دهید و برای آنها تاریخ سر رسید تعیین کنید.
۲) شفاف و واضح ارتباط برقرار کنید.
برای شفاف‌سازی ارتباطات باید با دقت گوش دهید، بخوانید، صحبت کنید و بنویسید، تا به این ترتیب، اطلاعات را به درستی انتقال دهید. زمانی که اعضا برای توضیح بیشتر در مورد وظایف دوباره مراجعه می‌کنند، درحالی که تمام صبح را برای کشف یک موضوع گذرانده‌اند، و یا وظیفه را به دلیل دستورالعمل ضعیف نادرست انجام می‌دهند، زمان با ارزشی به هدر می‌رود.
۳) فرآیندها را مرور کنید.
پیدا کردن اطلاعات، یافتن مناسب‌ترین شخص برای همکاری در یک موضوع، دعوت شدن به جلسه‌ای که بر دپارتمان شما تاثیری نمی‌گذارد و داشتن پروسه‌های طولانی‌مدتِ تصویب، زمان هر کسی را به هدر می‌دهد. با کارکنان جلسه داشته باشید تا متوجه شوید به گمان آنها زمان در کدام قسمت در حال به هدر رفتن است و در کدام قسمت‌ها فرآیندها می‌توانند بهبود پیدا کنند.
۴) به عنوان یک مدیر مهلت یا هدف تعیین کنید.
زمانی که وظیفه‌ای را به دیگران می‌سپارید، مهلت واقع‌بینانه‌ای برای تحویل کار و هدف قرار دهید. از کارمندان بپرسید چه کار دیگری برای انجام دادن دارند و کدام یک باید اول انجام شود. برای تغییر اولویت‌ها انعطاف‌پذیر باشید. کارکنانی که اکثرا کار را در موعد مقرر تحویل نمی‌دهند و یا به اهداف توافق شده دست پیدا نمی‌کنند، نیاز دارند مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشند و با تکنیک های مدیریت زمان آسان آشنا شوند.
۵) از تکنولوژی استفاده کنید.
نرم‌افزارهایی هستند که می‌توانند در مدیریت و پیگیری پروژه‌ها کمک کنند. سیستمی را پیدا کنید که به کار شما و تیمتان می‌آید، و با آن پیش بروید. تغییر مداوم سیستم‌ها کارکنان را گیج می‌کند و زمان زیادی برای یادگیری نرم‌افزار جدید به هدر می‌دهد. با استفاده از پیگیری آنلاین تصویر بزرگ و واضحی از وضعیت پروژه و جایی که به مداخله شما نیاز است، می‌بینید.
ما با بیش از ۱۷ سال تجربه در حوزه مدیریت پروژه و تایمشیت، بهتایم را به شما پیشنهاد می‌کنیم. سامانه تایمشیت ابری بهتایم نمونه‌ی خوبی جهت دستیابی به اهداف فوق می‌باشد. بهتایم را به رایگان امتحان کنید. و اگر سوال، مشکل یا پیشنهادی داشتید با ما در میان بگذارید.
۶) الگو باشید.
تحویل به موقع چندکار برای بعضی از کارکنان آسان است، آنها به خوبی می‌توانند فشار کاری خود را مدیریت کنند. اما این موضوع برای برخی دیگر یک چالش است. به عنوان یک مدیر،
نیاز است که :
الگویی برای بهترین مهارت‌های مدیریت زمان آسان باشید، تعداد دفعاتی که مهلت تحویل کاری را از دست می‌دهید بسیار کم باشد، و همیشه یک کار درجه یک تحویل دهید. (درحالی که به جلسات، ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی و سایر وظایف هم رسیدگی می‌کنید!) اگر خودتان استثنایی نباشید اینکه کارمندانتان خریدار تکنیک های مدیریت زمان باشند، دشوار است.
۷) فرصت آموزش فراهم کنید.
برای آموزش تکنیک های مدیریت زمان آسان به کارکنان، کارگاه، سمینار و کنفرانس تشکیل دهید و تشویقشان کنید در آنها شرکت کنند. خودتان هم با آنها در این فرصت‌های آموزشی شرکت کنید، با این کار نشان می‌دهید:
مدیریت زمان برای شما چه جایگاه مهمی دارد.
۸) میمون پیش چه کسیست؟
آیا تا به حال احساس کرده‌اید، که کل روزتان صرف حل کردن مشکلات دیگران شده است؟
تصور کنید در حال قدم زدن در سازمان هستید که یکی از همکارانتان سلام می‌دهد و می‌گوید در انجام یک کار مشکلی دارد که مطمئن است شما می‌توانید آن را حل کنید. پس از شنیدن مشکل، شما پاسخ می‌دهید:
الان عجله دارم، اجازه دهید در موردش فکر کنم، خبرتان می‌کنم.
بیایید آنچه را که اتفاق افتاده است، تحلیل کنیم. میمون بر دوش همکارتان بود که ناگهان به پشت شما پریده و در آنجا می‌ماند تا زمانی که آن را به صاحب مناسب خود برگردانید. در حقیقت، همکارتان طی چند ساعت یا چند روز آینده مدام به دفترتان سرک می‌کشد و می‌پرسد که کار چگونه پیش می‌رود؟
اکثر مدیران هیچ تصوری از زمانی که صرف کارهای تحمیلی از زیردستانشان می‌شود، ندارند. همه چیز درست از لحظه‌ای که میمون از پشت یک کارمند به پشت مدیر می‌پرد، شروع می‌شود. به عبارت دیگر، زمان تحمیلی از لحظه‌ای آغاز می‌شود که مسئولیت مشکل فرد دیگری را قبول کردید.
چگونه می‌توان از شر میمون‌ها خلاص شد؟
۱) ملاقات ترتیب دهید.
به کارمندان خود اطلاع دهید که از این مرحله به بعد، هر مشکلی فقط در قرار ملاقات‌ها مطرح می‌شود. وقتی کارمندان سرزده به دفتر شما می‌آیند یا شما را برای بحث در مورد مشکلات در راهرو متوقف می‌کنند، از آنها بخواهید که جلسه‌ای ترتیب دهند. با انجام این کار، حداقل تا زمان ملاقات از میمون‌ها دوری کرده‌اید.
۲) بر روی توانمندسازی کارکنان تمرکز کنید.
وقتی مسئولیت‌ها را واگذار می‌کنید، باید اطمینان حاصل کنید که کارکنان تمایل و توانایی پذیرش آنها را دارند، که همیشه این‌گونه نیست. وقتی کارمندان را تشویق می‌کنید که میمون‌های خود را اداره کنند، مهارت‌های جدیدی کسب می‌کنند و شما برای انجام کارهای خود زمانتان را خالی می‌کنید. شاید این کار در ابتدا بیشتر از این که خودتان آن را انجام دهید زمان ببرد اما در طولانی مدت اعضای تیم یاد می‌گیرند آن کار را درست به خوبی شما انجام دهند.
برای آشنایی با تکنیک مدیریت میمون‌ها ویدئوی آموزشی آن را تماشا کنید.
نتیجه‌گیری
اهمیتی ندارد حرفه ما چیست، یک مدیر هستیم یا تازه کارمان را شروع کرده‌ایم، همگی با کمبود زمان دست و پنجه نرم می‌کنیم. یک رهبر موفق می‌تواند توانایی‌ها، استعدادها و ویژگی‌های شخصیتی زیادی داشته باشد، تکنیک مدیریت زمان شاید یکی از مهم‌ترین آنها باشد. بنابراین بهبود مهارت‌های مدیریت زمان برای همه‌ی کسانی که در تیم شما فعالیت می‌کنند از جمله خودتان کلید موفقیت حرفه‌ای و بهبود کارآییست.
دانلود مقاله مدیریت زمان آسان به فرمت پی دی اف